クライアントからメールで請求書のPDFが届く。
クラウドソーシングの画面にも支払いの明細が並んでいる。
とりあえず印刷して、年度ごとのファイルに綴じている。
確定申告のときはそれを見返す。
私もしばらくこのやり方でした。
これが2024年1月から通らなくなりました。
先に結論を書きます。
- メールやクラウドサービスで受け取った請求書は、紙に出して保管するだけでは足りません。データそのものを残す必要があります（電子帳簿保存法 第7条）
- ただし、同じ請求書でも消費税の分は、書面に出力して保存することも認められています。認められないのは所得税と法人税の分です。片方で必要になるので、結局データは残すことになります
- 保存のしかたが間に合っていないなら、猶予措置があります。事前の申請は要りません。ただし、この場合も紙だけにはできません
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税理士ではないので、ここに書くのは条文と国税庁の資料の該当箇所、それと自分の記録で確かめたことだけです。
自分の申告での扱いは、税務署か税理士に確かめてください。
2024年1月から、紙に出して保存する方法は使えなくなった
電子帳簿保存法という名前の法律があります。
この法律の第7条が、電子取引の保存を定めています。
所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。
電子帳簿保存法 第7条
「電磁的記録」はデータのことです。
国税庁の一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）の問1は、この制度をこう説明しています。
所得税(源泉徴収に係る所得税を除きます。)及び法人税の保存義務者が取引情報(注文書、領収書等に通常記載される事項)を電磁的方式により授受する取引（電子取引）を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければならないという制度です(法７)。
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問1
以前は、データで受け取ったものを紙に印刷して保存してもよい扱いがありました。
それが無くなりました。
令和３年度の税制改正により電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、その電磁的記録（データ）を保存しなければならないこととされました。
同 問19【解説】
宥恕措置という期間を経て、2024年（令和6年）1月1日からは、印刷した紙に置き換えることができなくなりました。
令和６年１月１日以後に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、その電磁的記録を出力した書面等による保存をもって、当該電磁的記録の保存に代えることはできません。
同 問98【回答】
消費税の分だけは、紙に出してもよい
ここが混乱しやすいところです。
1枚の請求書には、所得税（法人なら法人税）の決まりと、消費税の決まりが両方かかっています。
上で見たのは所得税と法人税の話で、消費税は別の扱いになっています。
一方、電子インボイス等、消費税法令において保存することとされている電子データの保存については、その保存の有無が税額計算に影響を及ぼすことなどを勘案して、令和４年１月１日以後も引き続き、その電磁的記録を書面に出力することにより保存することも認められています（【問５】参照）。
同 問29【回答】
紙に出す場合の条件は、同じ一問一答の問5に書かれています。
消費税法上、電子インボイスを整然とした形式及び明瞭な状態で出力した書面を保存する場合には、仕入税額控除の適用を受けることができます。
同 問5【回答】
つまり、消費税の仕入税額控除のために請求書を保存する場面では、きちんとした形で印刷した紙でも認められます。
ただし所得税の側では認められないので、どちらにしてもデータは残すことになります。
「紙で全部だめ」でも「紙で全部いい」でもなく、税目によって違う、というのが正確なところです。
自分の取引を数えたら、紙の請求書は1件もなかった
「うちはメールで請求書なんてやり取りしていない」と思うかもしれません。
私もそう思って、自分の記録を数えました。
結果は逆でした。
私は応募した案件と受けた案件を1案件1フォルダで記録しています。
そのうち、受注した案件（進行中と納品済み）63件について、やり取りに使った経路を数えました。
| やり取りの経路 | 件数 |
|---|---|
| クラウドソーシング等のサービス上 | 53 |
| サービスを通さない直接の取引 | 7 |
| 分からなかった | 3 |
途中からメールやチャットへ移った案件もありますが、メールだけ、またはチャットだけで完結した案件は0件でした。
入口はすべてサービス上です。
そして、案件管理のフォルダ全体（8,243ファイル）を「郵送」「押印」「捺印」「原本」で検索しても、紙でやり取りした確実な実例は見つかりませんでした。
署名と押印を求められた案件はありましたが、印刷して署名したものを添付ファイルで送り返すか、電子契約サービスで結ぶかのどちらかでした。
つまり、私の取引はほぼ全部が電子取引です。
紙のやり取りが主だという人のほうが、いまは珍しいのではないかと思います。
メールとクラウドサービスは、どちらも電子取引
何が電子取引にあたるのかを確かめます。
メールは、本文に取引の内容が書かれているか、添付ファイルで届くかで、保存するものが変わります。
具体的には、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを保存する必要がありますが、電子メールの添付ファイルにより授受された取引情報（領収書等）については当該添付ファイルのみを保存しておけばよいことになります。
同 問6【回答】
PDFが添付されて届いたなら、そのPDFを残せば足ります。
メール本文に金額や品目が書かれているなら、そのメール自体を残します。
取引の内容が入っていないメールまで残す必要はありません。
クラウドサービス経由も電子取引です。
クラウドサービスを利用して取引先から請求書等を受領した場合にも、電子取引に該当します。
同 問7【回答】
ここで1つ注意があります。
私が読んだ範囲では、国税庁の資料に「クラウドソーシング」という語は出てきませんでした。
一問一答にも通達にもパンフレットにも見当たりません。
当てはまるのは「クラウドサービスを利用して……受領した場合」や、問2の「インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引」という書き方です。
名指しされていないので、自分の使っているサービスがこれに当たるかは、取引の中身で考えることになります。
電子取引データの保存には、3つのルールがある
データを残せばよい、という単純な話ではなく、残し方に条件が付いています。
国税庁のリーフレットは、電子取引データの保存のルールを3つに整理しています。
| 電子取引データ保存のルール | 中身 |
|---|---|
| ① 改ざん防止の措置 | 4つの方法のうち1つを選ぶ（下記） |
| ② 見られる状態にしておく | ディスプレイやプリンタなどを備え付ける |
| ③ 検索できる状態にしておく | 日付・金額・取引先の3つで探せるようにする。加えて、日付か金額での範囲指定検索と2つの要素を組み合わせた検索ができるか、税務調査でのダウンロードの求めに応じられるかの、どちらかが必要 |
改ざん防止は、規程を作る方法なら費用がかからない
①の改ざん防止は、次の4つから選びます（施行規則 第4条第1項）。
- タイムスタンプが付いたデータを受け取る
- 受け取ったデータにタイムスタンプを付ける
- 訂正や削除の記録が残るシステム、または訂正や削除ができないシステムで、やり取りと保存をする
- 訂正と削除の防止についての事務処理規程を作り、備え付けて、そのとおりに運用する
前の3つは、サービスかシステムが要ります。
4つ目は書類を1つ作るだけなので、費用がかかりません（施行規則 第4条）。
当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
電子帳簿保存法施行規則 第4条第1項第4号
国税庁のサイトに、この規程のサンプルが置かれています。
3つ目の「訂正や削除の記録が残るシステム」を選ぶ場合は、保存だけでなく、やり取り自体もそのシステムで行う必要がある点に注意してください（問37）。
手元の文書管理ソフトに入れるだけでは足りません。
検索の要件は、ファイル名の付け方でも満たせる
③の検索は、専用のソフトがなくても満たせます。
ファイル名に規則を持たせる方法が認められています。
その他、当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができるため、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問50【回答】
一問一答が挙げている例は「20210131_㈱霞商店_110000」です。
日付・取引先・金額の順に並べます。
日付は和暦でも西暦でもかまいませんが、混ぜると探せなくなるのでどちらかに統一します。
取引先ごとにフォルダを分けて、ファイル名には日付と金額だけを入れる形でもよいとされています。
この方法には条件が付いていて、原文はいつも「ダウンロードの求めに応じることができるようにしておき」とセットで書かれています。
ファイル名を付けさえすればよい、とは書かれていません。
表計算ソフトで索引簿を作る方法も認められています（通達4-12）。
売上5,000万円以下なら、検索の条件は要らない
さらに、規模が小さければ③そのものが不要になります。
個人事業者については電子取引が行われた日の属する年の前々年の１月１日から12月31日までの期間の売上高が、法人については電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高が、5,000万円を超えるかどうかで判断します。
同 問51【回答】
個人事業主なら、前々年の売上高が5,000万円以下であれば、検索できる状態にしていなくてもかまいません。
ただし、税務調査でデータのダウンロードを求められたら応じられるようにしておくことが前提です。
この基準は令和5年度の税制改正で1,000万円から引き上げられました。
「売上高」の中身にも注意が要ります。
なお、規則第４条第１項は「売上高」と規定していることから営業外収入や雑収入を含んでおらず、結果として、消費税法上の「課税売上高」とはその内容を異にしていますので、ご注意ください。
同 問51【回答】なお書き
インボイスの登録や納税義務の判定で使う「課税売上高」とは別物です。
数字を流用しないでください。
クラウドサービスの中に置いたままで、保存したことになるのか
クラウドソーシングで仕事をしていると、明細も支払いの記録もサービスの中にあります。
自分のパソコンには何も無い、という状態になりがちです。
これでよいのでしょうか。
国税庁の資料には、「サービス上に置いたままでよいか」を正面から答えた問答は見当たりませんでした。
判断の材料になるのは、保存する場所についての次の説明です。
規則第２条第２項第２号に規定する備付け及び保存をする場所（以下「保存場所」といいます。）に備え付けられている電子計算機とサーバとが通信回線で接続されているなどにより、保存場所において電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、規則第２条第２項第２号に規定する状態で速やかに出力することができるときは、クラウドサービスを利用する場合や、サーバを海外に置いている場合であっても、当該電磁的記録は保存場所に保存等がされているものとして取り扱われます。
同 問28【回答】
つまり、必要なときに画面と紙にすぐ出せるなら、置き場所がクラウドでも海外のサーバでも保存したことになる、という考え方です。
ネットショップの領収書についても、サイトからダウンロードして保存する場合と、いつでもダウンロードできる状態になっている場合のどちらでもよい、という説明があります（問68）。
同じ請求書がメールとクラウドの両方で届いたときは、片方だけ残せば足ります。
請求書をクラウドサービスにより受領したものと電子メールにより受領したものがある場合のように、同一の請求書を２つの電子取引により受領したときについては、それが同一のものであるのであれば、いずれか一つの電子取引に係る請求書を保存しておけばよいこととなります。
同 問35【回答】
ここで、私は自分の記録を見て少し不安になりました。
案件フォルダ約1,300件のうち、「請求書」という語が出てくる案件は21件でした。
ただし13件は、制作するシステムに請求書を出す機能を付ける、といった作るものの話で、自分が発行した請求書の話ではありません。
残る8件のうち、「請求書を送付済み」のような完了形の記述から発行済みと確認できたのが4件、送る予定とだけ書かれていて実際に送ったか分からないものが4件です。
そして発行が確認できた4件のうち、請求書のファイルが案件フォルダに残っているのは1件だけでした。
残りは会計サービスの中にあると思っています。
ただし、確かめたわけではありません。
この状態が問題になるとしたら、サービスの契約をやめたときや、サービス側が過去分の表示をやめたときです。
そうした場合にどうなるかを書いた国税庁の資料は、探した範囲では見当たりませんでした。
原文に無いことなので、「解約前に落としておくべき」と言い切ることはしません。
ただ、私は自分の手元にも落としておくことにしました。
案件の記録に「やり取りの原本はサービスのメッセージの中にある」と書いた案件が複数あり、そこが見られなくなると何も残らないからです。
電子取引データの保存が間に合わないときは、猶予措置がある
ここまで読んで、いまの自分のやり方が要件を満たしていないと気づいた人もいると思います。
その場合に使えるのが猶予措置です。
令和５年度の税制改正において創設された新たな猶予措置の「相当の理由」とは、例えば、その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
同 問93【回答】
国税庁のパンフレットは、人手不足・システム整備の資金不足・システム整備が間に合わないことも相当の理由として認められると書いています。
条件は2つです。
①所轄の税務署長が相当の理由があると認めること、②税務調査のときにデータのダウンロードの求めと印刷した書面の提示や提出の求めの両方に応じられるようにしておくこと、です。
なお、この猶予措置の適用を受けるに当たり税務署への事前申請等の手続は必要ありません。
同 問93【回答】
申請が要らないので、気づいた時点から使えます。
ただし、システムも手順も整っているのに、ただ保存していないだけなら適用されません（取扱通達7-12）。
猶予措置でも、紙だけにすることはできない
猶予措置を「紙の保存に戻ってよい制度」と読んでしまうと間違えます。
なお、本取扱いについては、その電子データの保存に代えてその出力書面のみを保存する対応は認められず、猶予措置の適用を受ける場合には、電子データ自体を保存するとともに、その電子データ及び出力書面について提示又は提出をすることができる必要があることにご留意ください（取扱通達７－13）。
同 問93【解説】なお書き
猶予されるのは、改ざん防止や検索といった保存のしかたの要件です。
データを持っていること自体は猶予されません。
逆に言えば、フォルダに放り込んであるだけでも、求められたときにそれを印刷して出せるなら、この措置の下では足りることになります。
いつまでの措置なのかも確かめました。
根拠になる施行規則 第4条第3項には、適用の期限が書かれていません。
以前あった「宥恕措置」には令和5年12月31日という期限が明記されていて、その到来とともに廃止されました。
今回の猶予措置にはその書き方がありません。
ただし「恒久的な措置です」と書いた国税庁の文も見つかりませんでした。
一問一答の書き方は「保存できる環境が整うまでは」です。
期限は定められていないが、整うまでの措置だと書かれている、と読んでおくのが正確だと考えています。
紙で受け取った請求書は、この義務の対象ではない
郵送で届いた紙の請求書は、そのまま紙で保存して差し支えありません。
電子データにする義務はありません。
国税庁のパンフレットは、制度を3つに分けたうえで、対応が必要なものを1つだけに絞っています。
税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度を電子帳簿等保存制度といい、①電子帳簿等保存【希望者のみ】②スキャナ保存【希望者のみ】③電子取引データ保存【法人・個人事業者は対応が必要】の３つの制度に区分されています。
国税庁「電子帳簿等保存制度を活用して、デジタル化をさらに進めてみませんか？」（令和8年6月）
紙の書類をスキャンして保存するのは②で、これは希望する人だけの制度です。
やらなくてもかまいません（パンフレット）。
逆向きの操作は認められていません。
データで受け取った請求書を印刷して、その紙をスキャンして保存する、という方法は認められないと一問一答の問99に書かれています。
受け取った元のデータと同じ内容であることが十分に確保できないから、というのが理由です。
紙に印刷すること自体が禁止されているわけではありません。
ただし、電子帳簿保存法に従った電子データの保存が適切に行われている前提で、それとは別に各納税者が社内経理の便宜などのために書面への出力を行うことや、スキャナで読み取るなどの処理を行うこと自体を禁止するものではありません。
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問99【解説】
データを決まりどおり残したうえで、見やすいように紙も持っておく分には問題ない、ということです。
なお、同じ内容の請求書を紙とデータの両方で受け取っていて、紙を正本として扱うと決めているなら、紙だけでよいという扱いもあります。
電子データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。
同 問16【回答】
いつまで持っておくか
保存する期間は、電子帳簿保存法ではなく、所得税や消費税それぞれの決まりに従います（問17）。
個人事業主が受け取る請求書は、原則として5年です（タックスアンサー No.2070）。
これらの帳簿および書類などは、原則として7年間保存することとされていますが、書類によっては5年間でよいものもあります。
国税庁タックスアンサー No.2070 青色申告制度
5年間の保存でよい書類には、例えば、請求書、見積書、納品書、送り状などがあります。
ただし例外があります。
消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書と、インボイス発行事業者として交付した適格請求書の控えは、7年です。
インボイスに登録している人は、こちらで考えることになります。
帳簿と決算関係の書類は、申告のしかたで分かれます。
青色申告なら帳簿も決算関係の書類も7年です。
白色申告は、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿だけが7年で、それ以外の帳簿と決算に関して作成した書類は5年です（一問一答 問17の参考表）。
青色申告の「現金預金取引等関係書類」（領収証・預金通帳など）は7年ですが、前々年分の事業所得と不動産所得の金額が300万円以下なら5年でよいとされています。
数え始めるのは、受け取った日そのものではありません。
その書類を作った日または受け取った日が属する年の、翌年3月15日の翌日からです。
2026年に受け取った請求書なら、2027年3月16日から5年になります。
守らなかったらどうなるのか
調べる前、私は「青色申告が取り消される」と思っていました。
半分は合っていて、半分は違いました。
したがって、災害その他やむを得ない事情又は税務署長が相当の理由があると認める事由がなく、その電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。
国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問98【回答】
なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうかを検討した上、その適用を判断しています。
「取消対象となり得ます」であって、取り消されると書かれているわけではありません。
同じ回答のなお書きにも、続く解説にも、判断の手順が書き添えられています。
なお、青色申告の承認の取消しについては、保存時に満たすべき要件の違反があったことをもって直ちに必ず行われるものではなく、「個人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」「法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」に基づき、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうかを検討した上で行うこととしています。
同 問98【解説】
要件を満たせていないことが分かった瞬間に青色申告が消える、という制度ではありません。
「即取消し」と書いている解説を見かけますが、私が探した範囲では、国税庁の資料にその書き方は見当たりませんでした。
要件を満たせなかった場合は、その原因をまとめておき、再発を防ぐ手を打っておくことが望まれる、とも書かれています（問98【解説】）。
もう1つ、重い話があります。
データを消したり書き換えたりして所得を隠した場合は、重加算税が10%上乗せされます（法第8条第5項）。
「隠蔽し、又は仮装された事実が、電磁的記録に記録されている」場合に加重措置の対象になります。
同 問64【回答】
これは保存の形式を満たしていないことへの罰ではなく、隠したり偽ったりしたことへの上乗せです。
区別して読んでください。
発注者からは言われない。自分で気づくしかない
私が取り込んだ募集内容のファイル1,274件のうち、電子帳簿保存法に触れていたものは0件でした（2026年9月18日時点）。
インボイスや適格請求書に触れていたものは5件、見積書の発行に触れていたものは11件、請求書の発行を条件にしていたものは3件でした。
| 募集で触れられていたこと | 件数 |
|---|---|
| 電子帳簿保存法・電子取引データの保存 | 0 |
| インボイス・適格請求書 | 5 |
| 見積書の発行 | 11 |
| 請求書の発行 | 3 |
発注者は、こちらの帳簿の付け方には関心がありません。
書かれていたのは「契約が決まったら見積書と請求書をPDFで発行できる方」「補助金の申請に使うので指定の宛名で発行できること」といった、発行する側への条件でした。
保存の話は、誰からも言われないまま自分の側だけで進みます。
私自身、この記事を書くまで調べていませんでした。
案件ごとの記録と受信メッセージ4,313件を検索しても、電子帳簿保存法という語は1度も出てきませんでした。
まとめ：今日できることは3つ
制度の全部をいきなり整えようとすると手が止まります。
順番を付けるなら、次の3つからだと考えています。
- 受け取った請求書のPDFを1か所に集める。紙に印刷しているだけなら、まずデータを残すところからです。猶予措置の下では、フォルダに入れてあって、求められたら印刷して出せる状態なら足ります
- ファイル名を「日付_取引先_金額」に統一する。税務調査でデータのダウンロードを求められたら応じられるようにしておく、という前提とセットで、検索の要件を満たせます（問50）。前々年の売上が5,000万円以下なら、そもそも検索の要件は不要ですが、自分が探せて困りません
- サービスの中にしか無いものを見つけて、手元に落とす。私は、発行が確認できた請求書4件のうち3件が手元に無いことに、数えて初めて気づきました
改ざん防止の事務処理規程は、国税庁のサンプルをもとに作れます。
費用はかかりません。
そこまでやれば、猶予措置に頼らない形になります。
同じお金まわりの話では、インボイスに登録していない場合に仕事の受けやすさが変わるのかをインボイス未登録のフリーランスは、仕事を受けにくくなるのかで、報酬から引かれる源泉徴収をWeb制作の報酬は源泉徴収されるのかで扱っています。
契約書を電子で交わすときの印紙の扱いはWeb制作の契約書に収入印紙は要るのかにまとめました。
